Voor de werkgever: omgaan met het overlijden van een collega

Verwacht of onverwacht: het overlijden van een collega zal hoe dan ook zijn sporen nalaten op de werkvloer. Er mist niet alleen iemand op zakelijk vlak, ook zullen vele collega's hiermee een vriend of vriendin verloren zijn. Hoe reageer je hier als werkgever op en wat kun je doen om hier op een goede manier mee om te gaan binnen het bedrijf? Wij geven je een aantal tips en adviezen omtrent het omgaan met het overlijden van een collega. Sommige punten zijn met name bedoeld voor wat grotere bedrijven maar de meeste zijn ook bruikbaar voor kleine bedrijven.

Controleer of het bericht klopt en bepaal de communicatiestrategie

Controleer altijd eerst of het bericht klopt. Als alles erop wijst dat dit inderdaad zo is, is het verstandig om met de directie te overleggen hoe je dit gaat communiceren naar de werknemers.

Stel een protocol op

In grotere bedrijven is er meestal een protocol. Ga na of deze er is en wat de richtlijnen zijn. Als het nog niet bestaat binnen het bedrijf, kun je er voor kiezen om een protocol op te stellen, waarin je op papier zet hoe er binnen het bedrijf gehandeld dient te worden als er sprake is van een overlijden van een collega. We raden je aan om een dergelijk protocol op te stellen samen met bijvoorbeeld een bedrijfsarts, de afdeling Personeel & Organisatie of een persoon die gespecialiseerd is in situaties als deze.

Open communicatie: maak het bespreekbaar

Zorg voor open communicatie binnen het bedrijf. Is er een collega overleden? Ga het niet uit de weg, maar bespreek deze gebeurtenis met het hele team. Organiseer bijvoorbeeld een middag waarbij je iedereen bij elkaar laat komen. Laat iedereen die daar behoefte aan heeft een woordje doen. Je zult zien dat mensen het fijn vinden om hun gevoelens te delen met elkaar. Ook zul je merken dat anderen misschien liever niet spreken. Dat is ook oké. Zij vinden het fijner om te luisteren en ook dat is een vorm van omgaan met verdriet.

Zorg voor een vast contactpersoon

Als leidinggevende is het belangrijk om te bepalen wie de e-mails over het overlijden oppakt. Het is verstandig om dit neer te leggen bij een persoon, bijvoorbeeld bij iemand van de afdeling Personeel & Organisatie, zodat er sprake is van een vast contactpersoon. Ook is het belangrijk dat je hem of haar vertelt wat er gecommuniceerd moet worden en op welke manier, om misverstanden te voorkomen.

Contact opnemen met de nabestaanden

Neem contact op met de nabestaanden om na te gaan of collega's aanwezig mogen zijn bij de uitvaart. Vraag ook naar de mogelijke betrokkenheid die zij eventueel van het bedrijf verwachten. Mogen er collega's aanwezig zij bij het moment van afscheid? Communiceer dit dan tijdig naar je werknemers en praat ze ook bij over een eventuele dresscode en regels die je van de familie hebt doorgekregen.

Condoleancemogelijkheid organiseren

Organiseer een condoleancemogelijkheid op de werkvloer. Middels een condoleanceregister bijvoorbeeld. Hebben jullie op het werk een speciale bedrijfskrant of intranet-pagina? Zorg er dan voor dat er een mooie rouwadvertentie geplaatst gaat worden. Ook kun je vanuit het bedrijf een rouwadvertentie in de (plaatselijke) krant plaatsen.

Herdenkingsplek

Je kunt er als werkgever voor kiezen om binnen het bedrijf een herdenkingshoekje in te richten. Zo houd je deze persoon op een mooie manier 'in leven' en geef je collega's de mogelijkheid om zo nu en dan iets neer te leggen als zij hier behoefte aan hebben. Betrek alle werknemers bij dit initiatief, zodat zij mee kunnen denken over de inrichting ervan.

Denk na over de opvang van werknemers, ook op lange termijn

Denk ook na over de opvang van werknemers die bijvoorbeeld heel hecht samenwerkten met de collega die is overleden. De ene persoon zal er makkelijker mee omgaan dan de andere. Als iemand aangeeft dat 'ie niet zo goed weet wat hij of zij met de situatie aanmoet, is het belangrijk dat je hem kunt doorverwijzen naar bijvoorbeeld een bedrijfsarts. Ook in een later stadium.

Taken onderverdelen & agenda checken

Niet de meest fijne taak, maar het moet wel op tijd gebeuren: het zo snel mogelijk oppakken van de taken waar de overleden collega zich mee bezig hield. Maak een overzicht van alle taken en verdeel deze op een zo logisch mogelijke manier onder de andere collega's. Kijk ook in de agenda of er nog lopende afspraken ingepland staan die je moet afzeggen en of er mensen buiten het bedrijf zijn waar hij of zij mee samenwerkte die je moet informeren.

Overlijden van een collega & praktische zaken

Denk aan het uitkeren van het maandsalaris, het formeel beëindigen van het dienstverband en het overlijden melden aan de verzekeraar. Ook dit zijn niet de meest prettige dingen om af te handelen, maar het is wel belangrijk dat 't gedaan wordt. Niet alleen voor jou als werkgever, maar ook voor de familie van de betreffende persoon. Bron: Landelijke Stichting Rouwbegeleiding & MT.nl